Trong thời buổi công nghệ phát triển như vũ bảo của cuộc Cách Mạng Công Nghiệp 4.0 hiện nay, đặc biệt là Trí Tuệ Nhân Tạo (AI), nếu doanh nghiệp nào chậm đổi mới, không theo kịp sự phát triển thì khả năng bị tụt hậu, bị đào thải là vô cùng lớn.
Các tổ chức, doanh nghiệp muốn áp dụng AI thì điều cốt lõi là phải thu thập được Data, phải có “Dữ liệu thông tin” được thu thập nhanh chóng, chính xác và được tích luỹ để trở thành “mỏ vàng” phân tích, giúp Ban lãnh đạo quyết định dựa theo số liệu, chứ không phải dựa vào cảm tính! Muốn có “Data” đầy đủ thì doanh nghiệp phải áp dụng Phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp ERP, đó là điều kiện tiên quyết để AI có thể phát huy hết thế mạnh tính toán lớn và nhanh của nó (
ERP tích hợp với AI)
Tuy nhiên triển khai Hệ thống ERP thất bại đang là nỗi đau của rất nhiều công ty Việt Nam, đặt biệt là doanh nghiệp sản xuất như gỗ, nội thất, bao bì, dệt may, chế biến thuỷ hải sản, cơ khí chế tạo… Có nhiều công ty sản xuất triển khai ERP không chỉ bị thất bại một lần mà thậm chí đến hai, ba lần. “Tiền mất, tật mang” đến nỗi không còn dám nghĩ đến việc đầu tư hệ thống ERP nữa, mất luôn niềm tin vào việc “Chuyển Đổi Số”, đánh mất cơ hội phát triển của chính doanh nghiệp trong cuộc Cách Mạng Công Nghiệp 4.0 này!
Với kinh nghiệm hơn 02 thập niên trong lĩnh vực Tư vấn phần mềm quản lý và Giải pháp Chuyển Đổi Số cho nhiều doanh nghiệp lớn của Việt Nam nói chung và Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP nói riêng. Thông qua các trường hợp doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP không thành công (đặc biệt là doanh nghiệp sản xuất), chúng tôi xin tạm tổng kết, rút ra bài học bổ ích nhằm giúp doanh nghiệp tránh vết xe đổ này. Sự thất bại này rất đau đớn vì số tiền bỏ ra đầu tư có thể lên đến hàng triệu đô la Mỹ, không chỉ là mất tiền mà lớn hơn nữa là mất công sức, mất thời gian và nguồn lực, quan trọng là nhiều Chủ doanh nghiệp mất luôn niềm tin vào các Nhà cung cấp ERP.
Chúng tôi tạm phân loại các Dự án ERP triển khai không thành công cho Doanh nghiệp gồm có 03 loại như sau:
- Thất bại hoàn toàn: Doanh nghiệp mất tiền (Chi phí bản quyền & chi phí tư vấn theo Giai đoạn triển khai dự án) mà không sử dụng được bất cứ Phân hệ phần mềm nào, cũng không đòi lại được tiền từ Công ty tư vấn, triển khai ERP.
- Áp dụng một phần: Doanh nghiệp chỉ sử dụng được các Phân hệ phần mềm cơ bản như CRM & Sales – Purchasing – Inventoty – HR - Accounting & Finance – Tax. Các modules phần mềm phục vụ cho sản xuất như Planning (MRP, MDS, MPS…) & Production Management; Costing không chạy được vì phần mềm không đáp ứng nhu cầu thực tế của quản lý sản xuất.
- Áp dụng gần hết: Doanh nghiệp áp dụng đầy đủ các Phân hệ phần mềm (như hợp đồng đã ký). Tuy nhiên việc sử dụng vẫn có tính gượng ép, người dùng cảm thấy chưa hài lòng, ví dụ như Quy trình chưa thật sát với thực tế; Phần mềm còn thiếu tính năng; Thiếu báo cáo hoặc báo cáo chưa đáp ứng… Đơn vị triển khai ERP không chịu customize hoặc báo chi phí customize quá cao, hoặc không có khả năng customize theo nhu cầu của khách hàng!
Trong bài này, dựa theo kinh nghiệm thực tế nhiều năm đã từng chứng kiến và biết đến các dự án ERP triển khai không thành công, đặc biệt là Doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam. Để giúp Quý khách hàng tránh đi vào “vết xe đổ”, “tiền mất, tật mang”, chúng tôi xin tạm tổng kết, đúc kết ra các sai lầm mà Doanh nghiệp thường gặp phải (Các nguyên nhân từ phía Nhà cung cấp, Đơn vị tư vấn, triển khai...xin được liệt kê trong bài viết khác) như sau:
1. Chủ doanh nghiệp nghĩ rằng có tiền mua ERP nổi tiếng là mặc định áp dụng thành công?!
Thường gặp ở các Tập đoàn, công ty Việt Nam có thương hiệu nổi tiếng, lâu đời, ngân sách đầu tư cho công nghệ thông tin và phần mềm quản lý dồi dào. Chủ doanh nghiệp và Ban Lãnh Đạo có lối suy nghĩ đơn giản, xem hệ thống ERP (
Phần mềm ERP quản lý sản xuất;
ERP quản lý sản xuất;
ERP bao bì;
ERP bao bì nhựa;
ERP bao bì giấy;
ERP bao bì caton;
ERP gỗ-nội thất;
ERP dệt may;
ERP cơ khí;
ERP chế biến…) giống như các dự án đầu tư nhà xưởng, máy móc thiết bị… nghĩ rằng mua về thì sẽ có đội ngũ Chuyên gia từ hãng qua đào tạo, hướng dẫn sử dụng và chuyển giao là xong. Doanh nghiệp này thường nhắm đến các Phần mềm ERP ngoại, nổi tiếng thế giới vì thấy các đối tác nước ngoài áp dụng rất tốt, rất hiệu quả. Chủ doanh nghiệp nghĩ rằng các Tập đoàn lớn của thế giới (cùng ngành sản xuất) đã áp dụng thành công nhiều năm rồi, bây giờ mình mua Hệ thống ERP này về triển khai cho công ty dùng theo “Best Practice” đó thì quá ổn rồi, vừa nhanh vừa khỏi phải suy nghĩ cho nặng đầu!
Tuy nhiên thực tế không như là mơ! Khoảng đầu năm 2000, tôi từng biết 01 Tập đoàn tư nhân sản xuất nước giải khát nổi tiếng Việt Nam ký hợp đồng với 01 Công ty tư vấn, triển khai ERP chuyên sâu cho ngành sản xuất bia, đồ uống có gas… của Anh Quốc (ERP này đã áp dụng thành công cho nhiều hãng nổi tiếng của thế giới) nhưng cuối cùng phải bỏ dở giữa chừng vì hệ thống không thể customize theo yêu cầu quá đặc thù của Doanh nghiệp Việt Nam. Mặt khác 02 Chuyên gia tư vấn từ Anh bay qua triển khai ERP tính chi phí theo giờ (300 USD/giờ) và ngày (2.400 USD/ngày), tính ra chi phí tư vấn vượt quá nhiều so với Kế hoạch ban đầu (vì phát sinh các yêu cầu đặc thù) nên Chủ doanh nghiệp quyết định dừng lại!
Vào khoảng năm 2010 tôi chứng kiến 01 Doanh nghiệp trong ngành nhựa công nghiệp rất nổi tiếng ở Sài Gòn, đầu tư vào Giải pháp ERP đứng đầu thế giới với số tiền khủng thời đó (hơn 1,5 triệu đô la Mỹ cho bản quyền ERP & Data Center, chưa kể chi phí phải bỏ ra để lập và trả lương cho Ban ERP nội bộ, là những CIO, IT có kinh nghiệm về ERP) nhưng thất bại hoàn toàn sau 02 lần triển khai với 01 Đối tác ERP trong nước và Đối tác triển khai thứ hai từ Singapore.
Không nói đâu xa, đầu năm 2025 vừa qua, chúng tôi ký kết hợp đồng triển khai ExpertERP cho 01 Doanh nghiệp ngành bao bì nhựa chuyên về sản xuất túi phân bón, gạo, nông sản lớn của Việt Nam. Họ đang sử dụng phần mềm ERP ngoại của Tổng công ty nhưng chỉ áp dụng được cho mấy phòng ban như Sales – Purchasing – Inventory… Trong khi chỗ cần quản lý nhất là Khâu lập kế hoạch sản xuất & Quản lý sản xuất (QA/QC; Thống kê) thì không áp dụng được, giá thành cũng không tính được. Trong khi mỗi năm phải trả tiền số tiền Bảo trì phần mềm không nhỏ!
ERP không chỉ là phần mềm (
Phần mềm ERP quản lý sản xuất;
ERP quản lý sản xuất;
ERP bao bì;
ERP bao bì nhựa;
ERP bao bì giấy;
ERP bao bì caton;
ERP gỗ-nội thất;
ERP dệt may;
ERP cơ khí;
ERP chế biến…), hệ thống ERP chính là quy trình vận hành thực của công ty, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, làm thay đổi suy nghĩ, thói quen và cách thức làm việc từ Nhân viên đến Quản lý cấp trung, cấp cao và Chủ doanh nghiệp. Tóm lại, có tiền có thể giúp doanh nghiệp đầu tư thành công trong việc trang bị dây chuyền máy móc, thiết bị, công nghệ… tiên tiến, hiện đại ngang tầm thế giới nhưng có tiền thì không chắc có thể đầu tư và áp dụng thành công Hệ thống quản lý ERP!
2. Ngân sách đầu tư thấp nên chọn lựa Đơn vị triển khai ERP nào rẻ nhất!
Trái ngược với bài học trên thì sai lầm này thường gặp ở các doanh nghiệp muốn triển khai ERP nhưng đặt mức ngân sách quá thấp, hoặc quyết định chọn Nhà cung cấp ERP theo tiêu chí cốt lõi là chi phí dự án phải RẺ NHẤT hoặc THẤP HƠN! mà không quan tâm, chú trọng đến các yếu tố quan trọng khác như:
- Nhà cung cấp đó đã từng triển khai thành công ERP (đầy đủ modules gồm cả planning – production – costing…) cho 01 doanh nghiệp sản xuất cùng ngành, có quy mô tương tự như mình không?
- Phải kiểm chứng hệ thống ERP chạy thực tế bằng cách được đi tham quan, tiếp xúc trực tiếp với các users sử dụng phần mềm và BOD của case study.
- Đội ngũ Tư vấn & Triển khai của Nhà cung cấp có kinh nghiệm “thực chiến” trong ngành này hay không? Có thể phản biện & tư vấn giải pháp quản trị tốt nhất cho doanh nghiệp hay không? Hay là chỉ triển khai phần mềm theo mô tả & yêu cầu của end-users (với tầm nhìn hạn hẹp và ngắn hạn)
- Công ty ERP đó có thể đi lâu dài cùng với doanh nghiệp mình không? Hay giữa chừng hết nguồn lực đầu tư và đứt gánh?
Thỉnh thoảng, chúng tôi cũng gặp các doanh nghiệp mà Ông Chủ xuất thân từ dân sản xuất, họ tự tin vào kinh nghiệm của mình nên chọn thuê 01 Công ty gia công hoặc 01 nhóm Lập trình viết phần mềm theo nhu cầu (chi phí đầu tư ban đầu tính ra sẽ rẻ hơn nếu chọn ERP có sẵn). Doanh nghiệp sẽ cung cấp quy trình, mô tả hiện trạng, nhu cầu, reports… để Lập trình viên viết đúng như vậy. Thường thì các phần mềm này lúc ban đầu sẽ chạy được các modules: Quản lý bán hàng – Mua hàng - Tồn kho – Giao hàng – QA/QC - Thống kê sản xuất… nhưng sẽ bị vướng ở khâu khó nhất là Hoạch định sản xuất như MRP, MPS, MDS và giá thành gần như không chạy được, chưa nói đến việc phát triển các hệ thống mới tích hợp trên nền tảng ERP đang vận hành như Mobile App, MES... Thường thì khoảng sau 3 đến 5 năm, phần mềm tại doanh nghiệp này rơi tình trạng “Bỏ thì thương, vương thì tội”, bỏ thì tiếc chi phí, công sức đầu tư mà phát triển hơn nữa thì lại không được!
Ngoài ra, một vấn nạn lớn nhất hiện nay ở Việt Nam là có rất nhiều Công ty tư vấn, triển khai phần mềm tự nhận và quảng cáo rầm rộ là Đơn vị tư vấn, triển khai ERP nói chung và ERP quản lý sản xuất nói riêng . Ví dụ như có rất nhiều công ty chỉ chuyên làm phần mềm CRM; Quản lý bán hàng, mua hàng, tồn kho, kế toán, báo cáo thuế… cũng quảng cáo ầm ĩ mình là Đơn vị tư vấn, triển khai ERP. Hoặc có 01 ERP ngoại quảng bá rầm rộ trong thời gian gần đây nào là “Giải pháp quản lý sản xuất thông minh cho mọi doanh nghiệp”… Trong khi thực tế phần mềm chưa đạt được tiêu chuẩn của một ERP chuyên sâu về quản lý sản xuất và hoạch định sản xuất! Các công ty này thường Báo giá triển khai ERP quản lý sản xuất có giá thấp, có khi chỉ vài trăm triệu. Kết quả cuối cùng là Doanh nghiệp mất tiền, mất công sức, mất thời gian, mất niềm tin, mất cơ hội phát triển.
3. Ban lãnh đạo doanh nghiệp không chịu thay đổi, thiếu sự quyết liệt và không dành nhiều tâm huyết, thời gian cho dự án ERP
Như đã nói ở trong phần 1, ERP không phải là công cụ phần mềm (
Phần mềm ERP quản lý sản xuất;
ERP quản lý sản xuất;
ERP bao bì;
ERP bao bì nhựa;
ERP bao bì giấy;
ERP bao bì caton;
ERP gỗ-nội thất;
ERP dệt may;
ERP cơ khí;
ERP chế biến…), nó chính là quy trình vận hành thực tế của doanh nghiệp. Công ty quyết định áp dụng ERP tức là phải chấp nhận thay đổi quy trình hoạt động của từng phòng ban và phối hợp của toàn công ty. Không thể suy nghĩ theo kiểu Hệ thống ERP phải điều chỉnh giống y chang cách mà công ty đang hoạt động từ xưa tới giờ! Hoặc là trước giờ tôi quản lý bằng Excel, phần mềm kế toán, quản lý kho… là như vậy nên ERP phải làm giống như vậy vì tôi thấy nó tốt và quen như thế rồi!
Thậm chí có nhiều Chủ doanh nghiệp; Lãnh đạo doanh nghiệp vì đã quen với cách quản lý không theo quy trình nên họ vẫn quản lý theo cách cũ, không chấp nhận thay đổi theo quy trình mới. Có Giám đốc công ty quen ký trực tiếp lên văn bản, mặc dù đã có hệ thống ERP rồi mà vẫn ký như cũ thì làm sao thúc nhân viên thay đổi được. Nếu muốn thúc ép toàn bộ công ty dùng hệ thống quản lý mới thì BOD phải quyết liệt; làm gương, làm đầu tàu để kéo cả “đoàn tàu” cùng chạy theo!
Có rất nhiều Chủ doanh nghiệp và Ban Lãnh Đạo doanh nghiệp ký kết hợp đồng với Nhà cung cấp xong là phó mặc việc triển khai dự án ERP cho Đối tác và Nhân viên trong công ty. Muốn áp dụng ERP thành công thì đòi hỏi Giám đốc dự án (PM) phía doanh nghiệp phải là người có hiểu biết sâu, rộng về hiện trạng của công ty, hiểu được các khó khăn và yếu kém công ty đang gặp phải, các mục tiêu mà công ty cần phải đạt khi áp dụng hệ thống ERP… PM và Core Team phía khách hàng phải sâu sát, quyết liệt, tận tâm và thật sự dành nhiều thời gian cho dự án. Vì triển khai dự án ERP nói chung và ERP quản lý sản xuất nhanh nhất cũng phải 05 – 06 tháng hoặc có thể kéo dài đến 01 – 02 năm nên đòi hỏi PM và Core Team, đặc biệt là Ban giám đốc 02 Bên phải kiên trì, nhẫn nại, “đồng tâm hiệp lực” thì mới hy vọng đi đến thành công!
4. Quản lý các Phòng, Ban không chịu thay đổi, không muốn áp dụng ERP vì nhiều lý do khác nhau
Có 01 bộ phận lãnh đạo chủ chốt, nắm các vị trí cốt yếu, quan trọng (thường là các nhân sự làm việc lâu năm, đã từng “đồng cam cộng khổ” từ khi Chủ doanh nghiệp mới khởi nghiệp) không muốn áp dụng Hệ thống ERP quản trị tổng thể doanh nghiệp vì rất nhiều lý do, ở đây xin nêu vài lý do thường gặp:
- Một là: Nhân sự đó đã lớn tuổi, thích làm theo thói quen đã dưỡng thành nhiều năm, tự hào về kinh nghiệm quản lý… Không chịu thay đổi và không chấp nhận cách thức quản lý mới.
- Hai là: Vị trí đó rất quan trọng đối với công ty, nếu không có họ thì sẽ ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh… của đơn vị. Tuy nhiên tất cả đều nằm trong “đầu” của người đó, họ không chia sẻ, đào tạo kiến thức, kinh nghiệm cho người khác.
- Ba là: Người nắm giữ toàn bộ số liệu hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm tập hợp và xây dựng các báo cáo quản trị cho Ban Lãnh Đạo.
- Hơn 15 năm trước, sau khi làm việc với Phó TGĐ phụ trách dự án ERP của 01 Doanh nghiệp nhà nước sản xuất cáp điện nổi tiếng. Team Tư vấn chúng tôi được giới thiệu làm việc tiếp với Phòng Kế Toán, anh Kế toán trưởng chỉ nói một câu: “Anh không muốn dùng ERP, anh thấy hiện tại MISA vẫn đang dùng tốt!”. Kế toán trưởng công ty đó là do Bộ Công Thương bổ nhiệm, Ban TGĐ không có quyền thay người khác. Dự án ERP đó thất bại từ trong trứng nước!
- Khoảng năm 2009, chúng tôi ký kết triển khai Microsoft Dynamic AX cho 01 Công ty chế biến hải sản nổi tiếng ở Bình Thuận, trước giờ công ty dùng phần mềm kế toán của Việt Nam. Anh Kế toán trưởng (KTT) nắm giữ toàn bộ số liệu hoạt động và cũng chỉ có mình ảnh làm báo cáo cho BGĐ công ty. Tổng GĐ giao cho KTT làm Giám đốc dự án (PM) phía khách hàng để làm việc với chúng tôi. Bề mặt thì KTT rất vui vẻ hợp tác nhưng bên trong thì lại cố tình kéo dài thời gian khi cung cấp dữ liệu, tìm cách giới thiệu Nhà cung cấp khác…
- Vài năm trước chúng tôi triển khai Hệ thống ERP cho 01 Doanh nghiệp sản xuất hàng furniture lớn của Việt Nam có gần 2.000 công nhân. Công ty có thu mua gỗ tròn (keo, tràm…) để về xẻ, phơi, sấy cung cấp phách cho các xưởng sản xuất của công ty. Anh phụ trách Phân xưởng sấy gỗ là bà con và đã làm với Ông Chủ từ lúc mới thành lập nên rất có uy tín và được tin tưởng. Khi triển khai ERP thì ảnh không tham gia và nhân viên phân xưởng cũng không chịu nhập liệu phần mềm, vẫn dùng file excel để báo cáo. Đầu năm 2025, công ty phát hiện có sự chênh lệch lớn giữa số liệu báo cáo và tồn kho thực tế thì cũng đã muộn rồi!
