Giải pháp ERP cho doanh nghiệp để quản lý tối ưu bộ máy
Với những thách thức hòa nhập vào thị trường toàn cầu và đáp ứng kịp nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Các doanh nghiệp hiện nay đang cần có một hệ thống hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả. Trong đó, giải pháp erp cho doanh nghiệp để quản lý tối ưu bộ máy sẽ đóng vai trò là xương sống cho mọi sự thay đổi, bắt đầu từ việc quản lý các quy trình cơ bản.
Với những thách thức hòa nhập vào thị trường toàn cầu và đáp ứng kịp nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Các doanh nghiệp hiện nay đang cần có một hệ thống hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả. Trong đó, giải pháp erp cho doanh nghiệp để quản lý tối ưu bộ máy sẽ đóng vai trò là xương sống cho mọi sự thay đổi, bắt đầu từ việc quản lý các quy trình cơ bản.
ERP là gì? ERP là từ viết tắt của cụm từ Enterprise Resources Planning, có nghĩa là hệ thống hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp. Đây là một thuật ngữ được dùng liên quan đến tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, được phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý bằng phương pháp tự động hoá. Nhằm giúp các doanh nghiệp quản lý hiệu quả mọi hoạt động then chốt bao gồm: kế toán, phân tích tình hình tài chính, quản lý mua và bán hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng,...
Nói một cách dễ hiểu, phần mềm ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo kiểu kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp tiến hành việc hoạch định, thực hiện, kiểm soát và đưa ra quyết định cuối cùng.
Đặc điểm nổi bật của erp phần mềm quản lýlà có thể mở rộng và phát triển theo thời gian ở từng loại hình doanh nghiệp mà không gây bất kỳ ảnh hưởng gì đến cấu trúc của chương trình.
Giải pháp erpcó khả năng loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp. Đồng thời, thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất được phân chia theo các phân hệ riêng biệt và tạo thành mối quan hệ thống nhất với nhau.
Ngoài ra, phần mềm erp Việt Nam còn rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo nhu cầu của từng doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà mình đang cần. Đối với các phân hệ còn lại có thể cài đặt sau khi có đủ điều kiện mà không làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.
Những lợi ích của hệ thống phần mềm ERP
Trước đây, khi doanh nghiệp quan tâm tìm mua một hệ thống erp cho sản xuấtkinh doanh, họ thường chỉ tập trung vào việc lựa chọn phần mềm có chức năng nhập liệu và in ra những mẫu báo cáo hàng ngày thay vì phải làm bằng excel.
Hiện nay, khi thông tin về hệ thống phần mềm erp vietnam trở nên phổ biến, doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn giải pháp này. Theo đó, erp không chỉ là một công cụ mà còn là chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Hệ thống ERP giúp doanh nghiệp đảm bảo các yêu cầu về chất lượng, tính ổn định và mức độ hiệu quả để làm hài lòng các đối tượng mà doanh nghiệp đang phục vụ.
Bên cạnh đó, giải pháp erp cho doanh nghiệp vừa và nhỏcũng góp phần đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng đa dạng, đảm bảo tính chính xác, kịp thời. Đồng thời, tiến hành thu thập các thông tin cần thiết để lưu trữ, xử lý và sử dụng một cách hiệu quả nhất trong mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Đặc biệt, erp giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng các hoạt động của chu trình PDCA bao gồm: hoạch định hoạt động, sản xuất kinh doanh, theo dõi, đánh giá và đo lường, khắc phục và phòng ngừa sự cố.
Như vậy, có thể thấy rằng, những lợi ích mà erp điện toán, erp đám mâyhay erp kế toánmang lại cho doanh nghiệp là rất lớn. Tuy nhiên, quá trình triển khai ERP điện máycần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo doanh nghiệp; xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi cũng như các bước triển khai; lựa chọn giải pháp thực sự phù hợp.
Ngoài ra, cần lựa chọn được đối tác triển khai đúng và phối hợp tốt trong quá trình thực hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lí xuất hiện trong doanh nghiệp; chú trọng đến công tác đào tạo cán bộ theo các quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ ở từng cấp; có đội ngũ cán bộ chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống…
Khi nào cần triển khai hệ thống ERP vào doanh nghiệp
Trên thực tế, khi việc tăng trưởng diễn ra với tốc độ nhanh hoặc khi lượng thông tin cần xử lý quá nhiều khiến chủ doanh nghiệp lúng túng trong việc kiểm soát thì họ bắt đầu tìm đến các hệ hỗ trợ như phần mềm ERP. Tuy nhiên, do vấn đề giá của phần mềm erp nên các doanh nghiệp vẫn còn nhiều đắn đo. Do đó, để biết được việc trang bị hệ thống erp có thực sự cần thiết không, doanh nghiệp hãy đánh giá xem mình đã rơi vào mộ trong những trường hợp sau hay chưa:
+ Doanh nghiệp bắt đầu có khối lượng giao dịch kinh doanh cao cùng khối lượng hàng xuất kho và hóa đơn xuất tăng nhanh làm cho việc nắm bắt thông tin để điều hành của ban lãnh đạo trở nên khóa khăn hơn. Hơn nữa, các sai sót bắt đầu xảy ra ở khâu nhập kho, xuất kho, giao hàng hoặc có sự nhầm lẫn thông tin giữa hóa đơn và hàng xuất, hệ thống khách hàng trung thành phàn nàn nhiều hơn.
+ Doanh nghiệp đang rơi vào tình trạng canh tranh gay gắt, lợi nhuận ngày càng giảm xuống. Các yêu cầu về tiết kiệm chi phí và hợp lý hóa quy trình quản lý cần được ban lãnh đạo doanh nghiệp giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời.
+ Doanh nghiệp đang phát triển tốt, lợi nhuận tăng cao và muốn mở rộng quy mô sản xuất, kinh doanh sang nhiều lĩnh vực khác trong nền kinh tế.
+ Doanh nghiệp xuất khẩu hoặc muốn mở rộng thị trường ra nước ngoài cũng như hợp tác kinh doanh với các đối tác quốc tế. Lúc này, khách hàng và đối tác sẽ đòi hỏi doanh nghiệp có một mô hình quản lý tương thích theo quy chuẩn của thế giới.
+ Doanh nghiệp đang hoạt động với bộ máy quản lý cồng kềnh, kém hiệu quả và bắt đầu quá trình tái cấu trúc cơ cấu quản lý.
Nếu doanh nghiệp thuộc một trong những trường hợp trên thì việc sử dụng phần mềm erp được xem là giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược của mình trong tương lai và giải quyết mọi vấn đề khó khăn hiện tại.
Quá trình triển khai ERP cần đạt những yêu cầu nào?
Từ những nội dung về khái niệm phần mềm ERP, những lợi ích mà phần mềm ERP đem lại và những đặc điểm cụ thể của ERP. Chúng ta nhận thấy rằng, một phần mềm ERP được đánh giá là tốt nhất khi đáp ứng được các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể khai thác được mọi thông tin, kiểm soát và ra quyết định dựa vào những số liệu, báo cáo thống kê từ phần mềm ERP.
Tuy nhiên, quá trình triển khai ERP trong doanh nghiệp không phải lúc nào cũng thành công. Hoặc đôi khi triển khai ERP xong nhưng chưa chắc nó đã phát huy được đầy đủ các yêu cầu. Vậy quá trình triển khai erp cho ngân hàng, erp cho ngành may,erp cho ngành gỗ…cần đạt những yêu cầu nào?
+ Truy cập thông tin nhanh chóng, an toàn và ổn định
Được ứng dụng các công nghệ tiên tiến trong ngành công nghệ thông tin, hệ thống phần mềm ERP cho phép người dùng truy cập nguồn dữ liệu của doanh nghiệp một cách nhanh chóng. Có khả năng phân quyền dữ liệu và dạng dữ liệu nào được phép sử dụng trong phạm vi quyền hạn đã phân bổ.
+ Đồng bộ các nguồn dữ liệu và quy trình xử lý trùng lặp
Một yêu cầu quan trọng mà bất kỳ hệ thống ERP nào cũng phải đáp ứng đó chính là khả năng đồng bộ và tích hợp dữ liệu. Các nguồn dữ liệu của doanh nghiệp dù nằm ở đâu nhưng nếu được đồng bộ cũng sẽ làm giảm sự trùng lặp và tăng tính thống nhất. Lúc này, tất cả các hệ thống khác đều có thể truy cập vào cùng một dữ liệu và việc thay đổi dữ liệu luôn được kiểm soát vô cùng chặt chẽ.
+ Giảm thời gian lưu chuyển và xoay vòng nhanh
Thông thường, hoạt động kinh doanh sẽ bị gián đoạn bởi sự chậm trễ trong quá trình xử lý và báo cáo giữa các bộ phận với nhau. Hệ thống ERP đảm bảo làm giảm thiểu thời gian chậm trễ trong việc chuyển giao thông tin giữa các bộ phận trong cùng một doanh nghiệp.
+ Giảm chi phí vô lý
Tiết kiệm thời gian và tăng khả năng quản lý bằng một hệ thống phân tích toàn diện mọi mặt trong tổ chức. Hệ thống ERP giúp quy trình xử lý dùng các nguồn lực có sẵn và kết quả xử lý sẽ luôn sẵn sàng để sử dụng cho một quy trình khác.
+ Khả năng tương thích nhanh với quy trình kinh doanh
Hệ thống ERP đáp ứng tốt nhưng nhu cầu trong việc thay đổi các quy trình kinh doanh của doanh nghiệp hoặc quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp. Các thành phần trong hệ thống có thể được thêm vào hoặc loại bỏ bớt sao cho phù hợp nhất với mục đích sử dụng.
+ Tăng cường khả năng bảo trì hệ thống
Nhà phân phối và triển khai hệ thống ERP thường ký kết với doanh nghiệp các hợp đồng hỗ trợ dài hạn giống như một phần của việc mua hệ thống. Điều này sẽ giúp nhà phân phối và triển khai bám sát để đáp ứng kịp thời những yêu cầu thay đổi hệ thống từ phía doanh nghiệp.
+ Tăng cường khả năng mở rộng hệ thống
Hệ thống ERP thường được yêu cầu phải có khả năng tích hợp với những hệ thống sẵn có của doanh nghiệp. Hoặc những hệ thống được thêm vào như hệ thống quản lý quan hệ khách hàng, hệ thống quản lý chuỗi cung ứng…
+ Đáp ứng yêu cầu thương mại điện tử và kinh doanh số
Tất cả nguồn dữ liệu của doanh nghiệp thông qua cơ chế bảo mật và phân quyền có thể đáp ứng một cách trực tiếp yêu cầu thương mại điện tử.
Ngoài ra, hệ thống ERP còn giúp rút ngắn lại khoảng cách địa lý trong môi trường cộng tác.
Và với ERP của Công ty cổ phần giải pháp phần mềm Gia Minh (GMC JSC) thì hoàn toàn đáp ứng được những yêu cầu nêu trên. Đặc biệt, Gia Minh còn có đội ngũ kỹ thuật am hiểu tường tận về nghiệp vụ kế toán, quy trình quản lý kinh doanh, quản lý nhân sự…và giỏi về lập trình nên hoàn toàn có thể tư vấn cũng như triển khai các giải pháp phần mềm ERP cho mọi doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.
